Las características y los factores que resultan deseables a la hora de pensar en una aplicación de Timbre Digital que cuente con una alta probabilidad de éxito son:
Tipo de Circuito:
Las características particulares de la tecnología de timbre digital, determinan la elección de aquellos procedimientos o circuitos que tienen como producto final la impresión en soporte papel de constancias, recibos de pago o certificados de cualquier naturaleza. Debemos dar prioridad a estos circuitos, teniendo en cuenta que este tipo de tecnología resulta ideal al momento de digitalizar con valor legal tales comprobantes ya que asegura la autenticidad y verificabilidad del mismo.
Sistematización de la información:
También atendiendo a cuestiones que mejoran calidad de la implementación en términos de resultados en el tiempo, es recomendable la elección de procedimientos que manejen un alto porcentaje de información ya sistematizada y digitalizada. Como así también aquellos que gocen de una alta repetitividad y no requieran por norma legal de la intervención de una persona física autorizada
para la firma, de esta manera se puede pensar en aplicaciones dónde quien firma sea un servidor seguro con acceso a bases de datos seguras de manera automática y transparente para el usuario
Disminución de tareas administrativas:
Circuitos que por sus características insumen gran cantidad de personal abocado a tareas de atención al público, manuales y administrativas que son susceptibles de liberarse con la aplicación de timbre digital, liberando recursos para otras áreas y aumentando a la vez la eficiencia y eficacia en la prestación de servicios al ciudadano
Despapelización:
Aquellos procedimientos que involucren mayor cantidad de papeleo que puede sustituirse por medios digitales de conservación resultado de la aplicación de la tecnología de firma y timbre en su fase final de producto. Por ejemplo bonos de sueldos digitalizados que sólo se imprimirán en caso de ser presentados ante oficinas que no cuenten con medios de validación on-line
Estrategia multicanal:
Tal estrategia es la génesis de la necesidad de estudio y aplicación de esta tecnología determinada por ésta consultoría. Se trata de utilizar al timbre como forma de bajar la firma digital al papel y no frenar implementaciones de gran potencialidad en términos de beneficios, por la existencia de instancias en las que no existe otra alternativa por el momento que bajar al papel.
Utilidad para el usuario:
Este factor es muy importante siempre que tengamos en cuenta que la apropiación por parte de los ciudadanos usuarios de cualquier trámite por Internet con timbre digital depende directamente de la utilidad que este le brinde. Es decir, generalmente el costo de impresión en papel (por ejemplo de un certificado de libre deuda) se traslada enteramente al usuario que desde su casa realiza el trámite. Este costo debe resultar, como regla, menor a la retribución final por él percibida al utilizar este medio.
- Ahorro de tiempos:De forma consistente con las afirmaciones anteriores, debemos priorizar aquellos circuitos que determinen aplicaciones de timbre digital con mayor potencial de beneficios para el usuario en términos de ahorro de tiempo de ejecución, procurando agilizar significativamente la realización del trámite.
- Disminución de Colas:Aquellos circuitos o trámites que signifiquen grandes colas, mala atención al público o baja eficiencia por falta de personal en las dependencias de la Administración Pública Provincial
- Distribución geográfica:Trámites con alto grado de distribución geográfica de usuarios, tales como aquellos de nivel provincial en donde la aplicación de estas tecnologías determinan en gran ahorro en términos de costos y tiempo de traslado hasta la dependencia en dónde se realiza